Virtueel Assistent, dat is mijn antwoord wanneer mensen aan mij vragen wat voor beroep ik heb. Aan dit antwoord alleen hebben ze vaak niet genoeg, ze kijken moeilijk of zeggen ‘Ja, weleens van gehoord maar wat het precies is…?’

Graag deel ik deze weken de meest gestelde vragen en mijn antwoorden over mijn werk als Virtueel Assistent.

Wat is een Virtueel Assistent ?

Sommige noemen zich een virtueel assistent, anderen een virtual assistant, personal assistant óf dat wat bij hen past. Ik noem mezelf een virtueel assistent.
Een virtueel assistent is een zelfstandig ondernemer die vanuit huis, of een andere door haar gekozen locatie, ondernemers ondersteunt in de groei van hun bedrijf. Ondernemers hebben het druk. Ze komen handen tekort als hun bedrijf groeit. Ze moeten zo veel doen in hun bedrijf, dat ze dus al snel hulp nodig hebben.
Vroeger moest je, als je hulp nodig had, iemand in loondienst nemen. De tijden zijn veranderd. Dankzij het internet huur je nu een virtueel assistent in die je op afstand helpt.

Wat zijn de voordelen van een virtueel assistent ?

De voordelen voor ondernemers om een virtueel assistent in te huren:
1) Ze besparen tijd en kunnen zich bezighouden met andere belangrijke taken in hun bedrijf;
2) Ze kopen kennis in die zij soms missen;
3) Ze huren iemand in die ook ondernemer is en op gelijkwaardig niveau mee kan denken als een
sparringpartner. Dat is ontzettend waardevol voor ze. Vaak zien ze hun eigen blinde vlek niet. De VA overziet juist het geheel;
4) Ze hebben geen extra kantoorruimte, pc etc. nodig;
5) Ze lopen geen financieel risico doordat ze niet aan een VA ‘vast zitten’;
6) De VA besteedt haar uren zeer effectief doordat ze weinig afleiding heeft t.o.v. het bedrijfsleven waar collega’s continu een beroep op elkaar doen. Ze voelt zich prettig in haar eigen omgeving waardoor ze goed functioneert. Zeker ook omdat ze werkt op de tijden die voor haar het beste uitkomen, wanneer zij het beste in haar energie zit;
7) De ondernemers krijgen meer structuur en overzicht in hun bedrijf;
8) Door het inzetten van een VA krijgen ze meer continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden;
9) Al voor een paar uur per week huren zij een VA in, waardoor de drempel laag is om een virtueel assistent in te huren. Daardoor kunnen ze hun bedrijf sneller laten groeien.

Welke werkzaamheden kan ik aan jou uitbesteden ?

Ik bied je handvaten om te bouwen aan een volwaardige praktijk. De basis van een volwaardige praktijk begint, zoals ik het zie, met een gedegen boekhouding. Ik kijk met je mee wat jij nodig hebt om inzicht in jouw cijfers te krijgen, zodat jij zelf keuzes maakt en beslissingen neemt gericht op hoe het met jouw bedrijf gaat.

Ondersteuning bij een gedegen boekhouding

Als Moneybird Adviseur werk ik met het online boekhoudprogramma Moneybird. Dit is gemaakt door ondernemers voor ondernemers, geen ingewikkelde boekhoudtermen maar op een makkelijke manier.

Ik help je met de overstap van jouw huidige boekhouding, bij veel ondernemers gebeurt dit nog in Excel, naar Moneybird. De beginperiode zal er een intensievere samenwerking zijn, omdat Moneybird moet worden ingericht. Zodra alles staat is de keuze aan jou wat mijn rol hierin is. Ik kan je helpen met het bijhouden van de administratie en zal je leren hoe jij het zelf kan doen, omdat dit je inzicht en overzicht geeft. Periodiek kan ik jouw administratie beoordelen en gaan we samen in gesprek met blik op jouw cijfers.

Creëren van focus

Ik denk graag met je mee om werkzaamheden te structureren en organiseren, zodat jij overzicht krijgt. Hoe kunnen processen efficiënter en makkelijk worden ingericht, welke tools of programma’s kun je gebruiken? En daarnaast een strategische blik om te kijken waar je naar toe wilt werken en wat ervoor nodig is om je doel(en) te behalen? Ik help je om van denken naar DOEN te gaan.

Reflectie op jouw ondernemerschap

Jij hebt gekozen voor jouw passie en niet zozeer voor het ondernemerschap. Dit zie ik terug vanuit de coaches, trainers en therapeuten die ik vragen heb gesteld tijdens mijn marktonderzoek. Graag onderzoek ik samen met jou welke taken jou energie geven en welke taken jou energie vreten, zodat jij weet wat jij beter kan uitbesteden. Ook onderzoek we wat jou weerhoudt om een volwaardige praktijk neer te zetten.

Mochten er werkzaamheden zijn die je graag wil uitbesteden en die ik niet voor je uit handen kan nemen, dan schakel ik mijn netwerk van andere VA’s voor je in om een passende match te vinden.

Hoe werken we op afstand ?

Vanuit mijn eigen kantoor voer ik mijn werkzaamheden uit. We houden contact via de telefoon, Zoom en zien elkaar ook met enige regelmaat ‘live’. Elkaar regelmatig persoonlijk ontmoeten en een goede communicatie vind ik belangrijk in onze samenwerking. Via verschillende online samenwerkingstools kunnen we activiteiten monitoren, denk bijvoorbeeld aan een projectmanagementtool waarin we beide overzicht hebben wie wat doet. Daarnaast wisselen we online gegevens uit via online communicatiemiddelen.

Hoe monitoren we onze samenwerking?

Vooraf stemmen we duidelijk met elkaar af waar we naar toe willen werken en tussentijds onderhouden we contact via telefoon of Zoom. Aan het einde van ieder kwartaal volgt er een reflectiemoment om terug te kijken op de afgelopen periode.
En regelmatig staan we stil om te kijken wat het beste moment van onze samenwerking is, dat is ons vier-moment :).

Ik wil samenwerken! Zit ik dan aan een abonnement vast?

Nee, er geldt een opzegtermijn van één maand. En het is maar net hoe jij het ziet. Je kan het zo zien dat je ergens aan ‘vast’ zit óf je kiest ervoor om samen te werken!

Tijdens een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek maken we kennis met elkaar. Hierin kun jij in het kort vertellen wat voor praktijk je hebt, waar jij behoefte aan hebt en ik kan mij kort aan jou introduceren. Wanneer het voor beide goed voelt om een samenwerking aan te gaan, ontmoeten we elkaar ‘live’ in jouw praktijk. Zo krijg ik een gevoel bij jouw dienstverlening en kijken we beide of er een klik is.

Het is belangrijk dat jij in vertrouwen jouw werk uit handen kan geven en bedrijfsinformatie deelt.
We bespreken jouw wensen en verlangens. Waar wil je naar toe werken, wat verwacht jij van mij? Welke tools gebruik je? Hoe zie jij onze samenwerking graag? Even twee voeten op de grond, een stapje terug en van een afstand bekijken waar ben je NU en waar wil je naar toe.

Het is mogelijk om op basis van een strippenkaart (waarbij jij vooraf een aantal uren voordeliger inkoopt) een kennismakingsperiode aan te gaan. Hierin leren we elkaar kennen en kun jij de gewenste uren in jouw eigen tempo inzetten binnen een periode van 3 maanden. Na de kennismakingsperiode volgt er een evaluatiemoment om te beslissen over een structurele samenwerking.

Klinkt dit goed?

Past deze manier van werken bij jou en bij jij nieuwsgierig om te kijken of onze karakters en werkwijze bij elkaar passen. Of wil je er meer over weten. Plan een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Bron : VA Business Academy en www.wendyvanberkel.nl/samenwerken-met-mij