Taken en overzicht. Wanneer je een projectmanagementtool gebruikt is het goed om te kijken hoe jij deze tool wilt gebruiken, zodat het je daadwerkelijk iets oplevert. Todoist vind ik een fijne tool om mijn taken in te zetten, overzicht te creëren en gedachtespinsels neer te zetten (om later uit te werken).

Wat is jouw doel bij het werken met een projectmanagementtool ?

Het doel kan zijn dat jij bijvoorbeeld één plek creëert om alles te noteren of overzicht in jouw to-do’s. Er zijn tal van mogelijkheden om het jezelf makkelijker te maken, uit te breiden of juist klein te houden.

Tijdens een evaluatiegesprek met een klant hadden we het over het gebruik van Todoist. Ik heb deze tool bij haar geïntroduceerd en geïmplementeerd. En dit klinkt heel groot met deze termen, maar wat bedoel ik daar nu eigenlijk mee?

De introductie van Todoist

Ik ben van mening dat je moet kiezen wat bij je past, of dit nu over een tool, een programma, een werkwijze of de samenwerking met een VA gaat. Wat heb jij nodig en wat past bij jou ?

Er zijn veel verschillende projectmanagementtools in de markt. Vanuit mijn ervaring deel ik mijn enthousiasme van Todoist wanneer ik zie dat iemand aantekeningen maakt in een notitieboekje, notities verwerkt in een telefoon, zoekende is naar aantekeningen of aangeeft deadlines missen.

De mogelijkheden van Todoist heb ik in een eerdere blog laten zien in een video.

De implementatie van Todoist

Wanneer ik in gesprek ben met een klant staan we letterlijk stil bij haar praktijk. Even alleen aandacht voor haar praktijk en sparren over haar plannen, wensen en dromen. Echt even de tijd om AAN haar bedrijf te werken.

Het liefst neem ik het gesprek op, zodat ik aandachtig kan luisteren in het moment en op een later tijdstip haar wensen en dromen kan omvormen in (sub)projecten of taken in Todoist. Door het daadwerkelijk vast te leggen kom je een stukje dichter bij het verwezenlijken van je wensen en dromen.

Dit kan een lange termijn project / wens zijn. En soms is het nodig bij te sturen door de ervaringen die je in de tussentijd hebt opgedaan. Je hebt een stip op de horizon om naar toe te werken. In de waan van de dag sta je daar niet altijd bij stil. Het kan ook een actie zijn op korte termijn die je voor jezelf uitschuift en nu eerder wordt opgepakt omdat het een plek krijgt. Je kan jezelf afvragen of dat wat er staat noodzakelijk is of dat het wellicht beter is te delegeren (indien mogelijk) als jij het voor jezelf uit blijft schuiven.

Wanneer mijn klant wil werken met Todoist, help ik haar bij het inrichten van Todoist op basis van wat er is besproken en verdeel dit in projecten, subprojecten en losse taken. Dit geeft haar overzicht en soms heeft ze zelfs niet door wat ze allemaal heeft gezegd in een enthousiast gesprek over haar passie.

Wat levert het jou op ?

Iedereen werkt op zijn eigen manier, wat bij mij goed werkt hoeft bij jou niet goed te werken. Een klant van mij was erg tevreden nadat al haar ideeën, plannen en to-do’s werden omgezet in daadwerkelijke acties. En na een tijdje gebruikten we het systeem tevens als communicatiemiddel, je kan namelijk taken toewijzen en opmerkingen in een project naar elkaar sturen (notificaties).

Dit gaf haar onvoldoende overzicht, daarnaast voelde het voor haar dat ze taken aan het afvinken was. Taken afvinken en niet bezig zijn met haar passie. Dingen doen omdat het er staat en voor wie?
Het kan een hulpmiddel zijn, zodat je dingen niet hoeft te onthouden, zodat je overzicht krijgt maar wel op jouw manier, een manier die voor jou werkt. Wij zijn gaan kijken hoe dit wel werkt voor haar.

Ik kies er bijvoorbeeld voor om per dag de taken per klant te zien, daarnaast taken algemeen voor werk en taken privé. Ik word er onrustig van wanneer alle taken door elkaar staan, dan lijkt het zoveel. En soms wil ik juist weten hoeveel taken er totaal staan, dit zijn allemaal filters die je kan instellen in Todoist. Ook kun je ervoor kiezen om met prioriteiten te werken en hier een filter op in te stellen.

Hoe krijg ik overzicht in mijn taken ?

Even terug naar de vraag waarmee ik ben begonnen. Er is niet één manier te benoemen. En soms is dit ook een zoektocht, uitproberen en ervaren. Maar het begint met doen, zoals zoveel dingen.

Kortom : Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Bedenk voor jezelf wat jij nodig hebt om jouw werkzaamheden (projecten, afspraken, taken, etc.) te organiseren, voor te bereiden, plannen, uitvoeren en afronden.

En wens je daar hulp bij, neem dan contact met mij op en ik denk graag met je mee.

 

Gebruik je hoofd niet om te onthouden. Gebruik je hoofd om te denken en creëren.