Mailbox leegmaken, maar waar ga je beginnen? Een vakantie kan ervoor zorgen dat je letterlijk even afstand neemt van je werkzaamheden en weer met een frisse blik kan kijken! Soms ziet de chaos van gisteren er vandaag heel anders uit.

Eenmaal terug wordt je meegesleurd door de dagelijkse afspraken en beslommeringen, volle inbox en ik kan nog wel even doorgaan. Graag wil ik deze week een aantal tips met je delen met als doel het jou makkelijker te maken. Niet alleen voor na jouw vakantie, dagelijkse tips voor je emailberichten, takenlijst en agendabeheer.

Mailbox leegmaken…

Een volle inbox, met belangrijke berichten, onbelangrijke berichten en iets er tussenin.
Je ziet door de bomen het bos niet meer en is er een volle inbox, punt.

Of er belangrijke berichten in staan? Ja vast, net als al die anderen…
Je ziet zo nu en dan wat binnenkomen en bij sommige berichten kom je direct in actie.
Zo, dat geeft een voldaan gevoel! Maar waar was ik daarvoor nu eigenlijk mee bezig?

Het beheren van je emailberichten kan voor afleiding zorgen. Ook kun je er een onrustig gevoel door krijgen, want je weet eigenlijk niet wat er nu allemaal in die volle inbox staat.

1. E-mailberichten automatisch verplaatsen

Wanneer je jouw inbox bekijkt staan alle berichten door elkaar, facturen, nieuwsbrieven, klanten met vragen, etc.

Je kan ervoor kiezen om jouw emailberichten automatisch te laten verplaatsen. Stel dat je bijvoorbeeld jouw facturen automatisch verplaatst naar een map facturen en jouw nieuwsbrieven (eventueel per afzender) automatisch verplaatst. Hierdoor staan er minder berichten in jouw inbox en daarnaast kun je met focus kijken naar de verplaatste berichten (je ziet per map het aantal ongelezen berichten).

Je zou er zelfs voor kunnen kiezen om jouw nieuwsbrieven op een ander e-mailadres te laten binnenkomen.

2. Kies een vast moment

Even vluchtig naar je berichten kijken tussen jouw afspraken door? Dit kan onnodige onrust veroorzaken. Kies voor een vast moment om je berichten te bekijken en te beantwoorden. Eventueel kun je jouw afzender laten weten dat je jouw mail bijvoorbeeld één keer per dag opent.

3. Emailberichten, die je later op wilt pakken, omzetten naar een taak

Wanneer je werkt met een projectmanagementtool dan is het mogelijk deze te koppelen aan je emailprogramma. Emailberichten waar je minder dan 5 minuten mee bezig bent, kan je het beste direct oppakken zodat het is afgerond. Zijn er berichten waar langer actie voor is vereist, en je wilt dit op een later moment oppakken, dan is het mogelijk dit als taak aan te maken in je projectmanagementtool. Hierdoor staan deze berichten niet meer in je mailbox. Jouw mailbox leegmaken zorgt voor overzicht.

Takenlijst

“Je hoofd is geschikt om ideeën te krijgen, niet om ze vast te houden”.

‘Gettings things done’ heeft dit mooi omgeschreven, echter de praktijk laat soms anders zien.

Eerder schreef ik een blog over meer stuctuur en overzicht in je werk. 

Hierin deelde ik een video met uitleg over een projectmanagement tool, een handig systeem om overzicht te creeëren in je taken (zowel zakelijk als privé). Laatst gaf ik deze tip aan iemand, ik dat hij zijn acties in een notitieboek opschreef of soms op zijn telefoon. Hij reageerde even later : “De plannings app is trouwens erg fijn, bedankt daarvoor ik gebruik hem nu voor alles:)”. Dat maakt Todoist ook erg fijn, je kan een app op je telefoon downloaden.
Een projectmanagement tool zorgt ervoor dat jij kan van alles kan vastleggen wat je hebt beloofd, wilt doen, wilt uitzoeken, etc.

Agendabeheer

Soms blijf je heen en weer berichten sturen om tot die ene datum te komen.

1. Afspraken inplannen

Wil je dit makkelijker? Kijk dan eens naar een agendatool zoals bijvoorbeeld Calendly. Een basic abonnement is gratis, hierbij heb je 1 kalender en 1 evenement (bijvoorbeeld sessies van 60 minuten).

2. Planning maken

Wanneer je jouw planning maakt, is deze haalbaar?

Het is belangrijk om ook tijd in te plannen voor het werken AAN jouw praktijk. Wanneer je dit niet doet, ben je waarschijnlijk vooral veel IN jouw praktijk aan het werken. Daarnaast is het belangrijk om tijd in te plannen voor onvoorziene bezigheden, het loopt vaak anders dan verwacht…

Achterover leunen

Er worden veel adviezen gegeven, een nieuwsbrief, een blog, een collega ondernemer, je vrienden, familie, buren. De belangrijkste vraag is : Wat werkt voor jou ?

Soms moet je achterover leunen? Waarom doe je wat je doet?

Meer tips voor meer structuur en overzicht

In dit artikel heb ik twee tools met je gedeeld, de projectmangement tool Todoist en de agendatool Calendly. Wil jij alle 5 tips ontvangen? Vraag ze aan via onderstaande knop en ik stuur je een PDF met 5 tips voor meer structuur en overzicht.

Bron : Het team van meereffect.